МАУК «Межпоселенческий культурно-просветительский центр» Киришского муниципального района
Методические рекомендации
Списание литературы в муниципальных библиотеках. Подходы и методы
Составила Егорова Н.Г.
Списание документов из библиотечного фонда регулируют:
- Федеральный закон «О библиотечном деле» от 29.12.1994г. №78-Ф3
- Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077
- Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями. Руководство Нормативно-рекомендательный акт Российской библиотечной ассоциации Принято Конференцией Российской библиотечной ассоциации XX Ежегодная сессия, 21 мая 2015 г., город Самара.
- Положение об исключении документов из фондов библиотек МАУК МКПЦ «Киришского муниципального района» от 22.10.2015
- Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н
- Изменения, вносимые в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. №1077. Приложение к приказу Министерсва культуры РФ от 2 февраля 2017 г. №115
- Положение об исключении документов из фондов библиотек МАУК МКПЦ «Киришского муниципального района» от 22.10.2015
Положения этих документов распространяются на все виды изданий, входящих в состав библиотечного фонда, — постоянного, длительного, временного хранения.
Документы из библиотечных фондов исключаются по пяти причинам.
1. Непрофильность.
Издания могут стать непрофильными в результате перепрофилирования библиотеки, истечения срока хранения, утраты читательского спроса и т. д.
По непрофильности из фондов исключают:
- документы, не комплектуемые библиотекой;
- дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;
- документы с истекшим сроком хранения;
электронные документы, не соответствующие техническому и программному обеспечению библиотеки.
Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.
2. Ветхость.
Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.
3. Дефектность.
Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.
4. Устарелость.
Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. К таким документам относятся:
- научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;
- общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;
- популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;
- справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ - после выхода новых изданий;
- учебники и учебные пособия - после выхода новых аналогичных учебников и пособий;
- документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, -после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;
- научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;
- правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;
- справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;
- другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.
Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К числу подобных изданий относятся:
- Большие и малые универсальные энциклопедии.
- Энциклопедические словари.
- Отраслевые энциклопедии.
- Языковые словари (кроме, орфографических словарей)
- Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, - деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т.д.
- Издания по искусству и искусствоведению.
- Литература по родному краю.
- Картографические атласы (кроме, учебных).
- Местные издания.
- Литература по библиотековедению.
Художественная литература никогда не списывается как устаревшая по содержанию.
По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.
5. Утрата.
Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.
Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.
Решение о списании документа принимает постоянно действующая комиссия по исключению документов из библиотечного фонда (далее — комиссия). Комиссия создается приказом директора библиотеки. Чтобы списать издания, в библиотеках-филиалах, формируются списки документов для списания, которые подают на рассмотрение комиссии.
Решение комиссии оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — акт о списании), составленным по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, № 37519, введен в действие с 19.06.2015 г.). Акт утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо. В каждом акте о списании указывают одну причину, ставшую основанием для списания объектов библиотечного фонда. Также уточняют, каким образом будет исполнено решение о списании:
- передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения;
- утилизация
Акт о списании является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в том числе периодических изданий (приложение №1).
В Акте о списании указывается причина, послужившая основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда (ветхость, устарелость по содержанию, утрата) и мероприятие по исполнению решения о списании (безвозмездная передача другому учреждению, реализация, утилизация, передача в пункт вторсырья).
Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.п.).
Акты по любой причине списания делятся на:
- пожертвования (книги, подаренные читателями или организациями):
- бюджет (книги, купленные на деньги, выделенные местным или областным бюджетом)
К Акту о списании прилагается список документов, исключаемых из библиотечного фонда (приложение №2).
Список включает:
- регистрационный номер;
- наименование документа;
- наименование единицы измерения;
- год издания
- отдел;
- количество экземпляров
- цена
- коэффициент переоценки;
- сумма
Документы в актах на списание располагаются в порядке алфавита. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности фондов.
Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством РФ и рыночные цены, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.
Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». (приложение 3)
На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета».
Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, за исключением случаев, регламентированных законодательством.
Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части «Книги суммарного учета».
Списание периодических изданий происходит по истечению их срока службы. Газеты: – через 5 лет, журналы – 10 лет. Городские и районные газеты списанию не подлежат.
Списанные документы, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию сдаются в пункты вторичного сырья. Акт или накладная о сдаче списанных документов в пункт вторичного сырья прилагается к Акту о списании. Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.
Советы по списанию:
- оптимально отбирается литература на списание в ходе проверки (инвентаризации) библиотечного фонда.
- отбор литературы на списание при возврате пользователями (физическая изношенность изданий в результате использования читателями (книговыдачи).
- отбор литературы на списание в санитарный день
Санитарный день - это комплекс мероприятии, направленных на обработку фондов библиотеки, очистку рабочих поверхностей от пыли и загрязнений, расстановку фонда, а также осуществление различных видов работы с документами (например, просмотр для оценки физического состояния, ремонт и реставрация, списание и проч.).
Практические советы по списанию
- ежегодно планировать работу по списанию документов (например - по отдельным отраслям знаний)
- особое внимание отделам: 63, 66
- составлять список на исключение документов согласно видов учетов (бюджет, пожертвования, брошюры)
- сельские библиотеки – отдельно составлять список на документы, поступившие до 2015г. и список документов, поступивших после 2015г.
Приложение 1 Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов ________________
Протокол № ________________
от ___________
АКТ № ______
«_______» ________________________20__ г.
Настоящий акт составлен комиссией в составе: председатель –
члены комиссии
об исключении из библиотечного фонда
________ экземпляра книг на сумму ________ рублей ___ копеек
По причине:
Список книг на ___ листах прилагается
Подписи:
Председатель комиссии_____________(__________)
Члены комиссии: _________________ (___________)
_________________ (___________)
_________________ (___________)
Приложение 2 Список на исключение объектов библиотечного фонда
Список
на исключение объектов библиотечного фонда
по причине
|
№ п/п |
Инвента рный номер |
Наименование документа и его основные характеристики |
Наименование единицы измерения |
Год издан ия |
Отдел |
Кол иче ство |
Цена, руб |
Коэффициент переоценки |
Сумма, руб. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по виду объекта |
Х |
Х |
Х |
|
Х |
Х |
|
Подписи:
Председатель комиссии:_____________(___________)
Члены комиссии: _________________ (___________)
_________________ (___________)
_________________ (___________)
В т.ч. по отраслям знаний:
ОПЛ –
Ест. науч. –
Техн. –
С/Х –
Иск./спорт –
Языкозн. –
Худож. лит. –
Дет. лит. -
Приложение 3 Тетрадь замены
Приложение 1 Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов ________________
Протокол № ________________
От ___________
АКТ № ______
«_______»________________________201__ г.
Настоящий акт составлен комиссией
об исключении из библиотечного фонда
________ экземпляра книг на сумму ________ рублей ___ копеек
По причине: ветхость
Список книг на ___ листах прилагается
Распределение по содержанию
Подписи:
Члены комиссии: _________________ (___________)
_________________ (___________)
_________________ (___________)
Приложение 2 Список на исключение объектов библиотечного фонда
|
№ п/п |
Инвента рный номер |
Наименование документа и его основные характеристики |
Наименование единицы измерения |
Год издан ия |
Отдел |
Кол иче ство |
Цена, руб |
Коэффициент переоценки |
Сумма, руб. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по виду объекта |
Х |
Х |
Х |
|
Х |
Х |
|
Подписи:
Члены комиссии: _________________ (___________)
_________________ (___________)
_________________ (___________)
В т.ч. по отраслям знаний:
ОПЛ –
Ест. науч. –
Техн. –
С/Х –
Иск./спорт –
Языкозн. –
Худож. лит. –
Дет. лит. -
Приложение 3 Тетрадь замены
